In questi giorni si sta parando tanto di Smart Working.
Ma che cos’è e come funziona? Ha senso parlarne solo per le grandi aziende o anche per il terzo settore?
Il 13 giugno 2017 è stata pubblicata in Gazzetta Ufficiale la normativa che regolamenta il cosiddetto smart working o lavoro agile.
Che cos’è lo Smart Working?
Secondo la definizione presente nella normativa lo smartworking è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività.
Lo smartworking quindi non consiste solo nella possibilità di lavorare da casa, ma presuppone un cambiamento di prospettive e di impostazione del rapporto di lavoro.
I 5 aspetti fondamentali per parlare di Smart Working
Ecco quali sono i 5 principali aspetti su cui porre l’attenzione – con un particolare occhio a quelle che possono essere mediamente le condizioni di partenza degli enti del terzo settore:
- La smaterializzazione della postazione fissa di lavoro.La possibilità di svolgere il “lavoro agile” presuppone che le persone non siano vincolate a un luogo fisso per lavorare, ma abbiano tutti gli strumenti per poter lavorare anche da remoto, da casa o in altri luoghi.
Questo aspetto comporta senza dubbio grossi vantaggi.
Gli enti del terzo settore si trovano spesso nella difficoltà di dover affrontare grossi costi di gestione (affitto uffici, pulizie, riscaldamento, linee telefoniche e utenze, attrezzature….).
La possibilità dello smart working può far ridurre i costi ma soprattutto permette di aumentare il bacino di dipendenti e collaboratori, non essendo più indispensabile la collocazione geografica fissa.
Per poter beneficiare dei vantaggi, però, bisogna anche imparare a usare nuovi strumenti che permettano alle persone di continuare a lavorare insieme come un’équipe, condividendo spazi, documenti, risorse e continuando a potersi confrontare. - La creazione di un ufficio virtuale.Smaterializzare l’ufficio, non significa eliminarlo. Bisogna ricreare un ambiente dove comunicare, scambiarsi idee e condividere i risultati.
Per mantenere le relazioni è importante prendere confidenza con tutti gli strumenti che la tecnologia mette a disposizione, con gli EGroups e le piattaforme di comunicazione.
Per fare alcuni esempi e citare solo i più famosi: Google mette a disposizione per il no profit la piattaforma Gsuite, con la possibilità di avere documenti, calendari e archivi condivisi, svolgere riunioni da luoghi diversi, coordinarsi sulle scadenze e molto altro.
Poi c’è Facebook Worplace che permette di condividere spunti, idee, di fare chiamate audio e video, di creare gruppi di discussione.
Poi ancora Slak o Trello, piattaforme non ancora così conosciute nel mondo del non profit ma che possono snellire e facilitare il lavoro fornendo, appunto, luoghi virtuali di condivisione e gestione organizzativa.
Niente ufficio, ma è importante mantenere le relazioni. Esistono decine di modalità per connettersi in videoconferenza e fare riunioni da remoto: il face to face è importante dal punto di vista delle relazioni umane.
Insomma: le possibilità sono molte ma bisogna abbandonare alcune resistenze: non si deve più stampare ogni singolo documento, non si deve più pensare che la “tecnologia” è complicata ma si devono cogliere le nuove opportunità, cambiando punto di vista. - Lavorare per obiettivi
Il lavoro agile prevede che ci siano degli obiettivi fissati e condivisi da raggiungere in tempi e modi concordati insieme.
Nella maggior parte dei casi il lavoro d’ufficio negli enti del terzo settore non prevede la timbratura di un cartellino. Partendo da questa caratteristica che già contraddistingue il mondo del non profit rispetto a quello del profit si può impostare la riflessione sulle modalità di lavoro: non più esclusivamente in base alle ore passate in ufficio, ma in relazione ai risultati che si vogliono ottenere.
Questo però non significa che, lavorando da casa, si deve avere la pretesa di contare su lavoratori perennemente disponibili.Tutt’altro: il diritto alla disconnessione è garantito dal provvedimento e va rispettato.Semplicemente, si possono stabilire orari o fasce giornaliere più flessibili e non incatenate dalle 8 ore in ufficio. Si può suddividere il lavoro in obiettivi a corto o breve termine, ragionando su scadenze settimanali e mensili, che ovviamente vanno verificati con regolarità. - Feedback e pianificazione
La pianificazione è un altro strumento che bisogna adottare per poter beneficiare dei vantaggi dello smart working.
Come già detto bisogna fissare degli obiettivi, darsi dei risultati da raggiungere. Ma anche è indispensabile definire ruoli, dividersi compiti, stabilire responsabilità.
Solo avendo ben chiaro quello che c’è da fare, chi deve farlo, in che tempi e con che modalità, ciascuno potrà avere la sufficiente autonomia per essere più agile e indipendente nel lavoro e poter appunto lavorare da casa o da qualsiasi altro luogo.
Ma il lavoro non può essere fatto tutto da remoto: serve mantenere dei momenti di incontro, per verificare, confrontarsi di persona, condividere spazio e tempo…quindi lo smart working non può sostituire in toto la routine lavorativa a cui siamo abituati: è importante stabilire delle giornate di presenza fisica presso la sede, per fare il punto della situazione, progettare il futuro o per delle giornate di formazione…per condividere dove si sta andando e quali risultati si stanno ottenendo. - La fiducia
Lo smart working potrebbe rappresentare un’opportunità per il non profit, ma è necessario un salto di qualità mentale, soprattutto per chi gestisce le risorse umane.
Molti responsabili, infatti, vogliono avere la sicurezza che i loro dipendenti stiano effettivamente lavorando, anche quando non possono controllarli direttamente.
Ma è davvero così importante? Se gli obiettivi raggiunti sono dimostrabili non è fondamentale la modalità e il luogo. Fidiamoci di più gli uni degli altri: la fiducia è l’unica risorsa che più la usiamo e meno si esaurisce.
Un po’ di numeri sullo Smart Working
Per concludere vogliamo citare un articolo recente di Vita per parlare un po’ dei numeri relativi allo Smart Working in Italia:
Ad oggi in Italia sono 570mila i lavoratori dipendenti che godono di flessibilità e autonomia nella scelta dell’orario e del luogo di lavoro. I dati della ricerca dell’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, descrivono una crescita del 20% nel 2019 rispetto al 2018. E un dipendente su tre si sente pienamente coinvolto nella realtà in cui opera e ne condivide valori, obiettivi e priorità.
Sempre stando ai dati dell’osservatorio del Politecnico di Milano nel 2019 la percentuale di grandi imprese che ha avviato al suo interno progetti di Smart Working è del 58%, in lieve crescita rispetto al 56% del 2018.
Anche tra le piccole e medie imprese si registra però un aumento della diffusione dello smart working: i progetti strutturati passano dall’8% del 2018 al 12% nel 2019, quelli informali dal 16% al 18%.
Speriamo che anche il terzo settore possa organizzarsi e strutturarsi in maniera razionale, possa ripensare le proprie strategie operative e possa aprirsi in maniera seria e ragionata a questa nuova opportunità.